Coordinateur des services immobiliers

RÉSUMÉ

Le coordinateur des services immobiliers est chargé de superviser et de coordonner la bonne exécution d'une variété de services liés à l'exploitation continue du ou des bâtiments. Il apporte un soutien administratif à l'équipe des opérations dans plusieurs domaines, notamment la gestion des bons de travail, la santé, la sécurité et l'environnement, la gestion des contrats, le traitement des factures et la gestion des fournisseurs.

Il constitue le principal point de contact avec les différents prestataires de services et partage la responsabilité de la résolution rapide de toutes les demandes des clients concernant les services immobiliers.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Opérations

• Traite les demandes de service reçues par téléphone, par courriel et en personne, et tient une base de données de ces demandes afin de répondre aux exigences de reporting et d'analyse.
• Veille à ce que les services contractuels soient émis en fonction du bon de commande (PO) correspondant, et que les services ponctuels soient émis sous forme de bon de travail (WO).
• Prépare et publie les appels d'offres au besoin, et veille à ce que tous les bons de travail soient planifiés et réalisés dans les délais.
• Remplit les formulaires requis pour divers départements, tels que les demandes de soumission (RFQ), les avis relatifs aux bâtiments, l'AHJ (Intelex), les demandes de livraison de carburant diesel, etc.
• Élabore les descriptifs de travaux et demande des soumissions aux prestataires de services, au besoin.
• Téléverse tous les documents applicables dans les bons de travail à des fins de reporting et de vérification.
• Coordonne les interventions avec les entrepreneurs et les techniciens du bâtiment afin de s'assurer que les processus de bons de travail et d'approvisionnement sont correctement suivis.
• Examine les bons de travail de maintenance préventive mensuelle. Veille à ce que les interventions de maintenance préventive soient dispatchées adéquatement et planifiées et réalisées avant la fin du mois.
• Administre et supervise les contrats de service, y compris le nettoyage, et évalue la performance des fournisseurs et des entrepreneurs.
• Prépare des sommaires mensuels des dépenses accompagnés des détails justificatifs, et corrige les erreurs ou incohérences dans les dépenses du grand livre général.
• Planifie, coordonne et réalise les inspections de nettoyage afin de garantir en tout temps une image de calibre supérieur; signale les lacunes à l'entrepreneur en nettoyage et assure le suivi (des déplacements peuvent être requis).

Santé et sécurité

• Responsable de la sécurité de tous les employés et entrepreneurs en veillant au respect de toutes les politiques et procédures de santé et sécurité, et à la mise en place de permis de travail pour tous les travaux effectués.
• En cas d'accident, informe immédiatement conformément à la procédure de l'entreprise. Rédige le rapport d'incident.
• Veille à la conformité avec toutes les exigences de BGIS, des clients, ainsi qu'avec les codes législatifs en matière de santé, sécurité et environnement (HSE) et de sécurité, et s'assure que les EPI sont utilisés de façon appropriée.
• Contribue à un environnement de travail solide, sain et sécuritaire en promouvant une culture positive en santé et sécurité. Assiste aux réunions de sécurité.
• Complète toute la formation corporative en sécurité.
• Envoie, reçoit, examine et assure le suivi de la documentation en santé et sécurité.
• Gère le calendrier et l'espace des activités du bâtiment afin d'éviter tout danger conflictuel pour la sécurité.
• Vérifie les exigences de sécurité des clients et s'assure que les prestataires de services sont conformes avant d'accéder aux espaces du client.

Communication et service à la clientèle

• Prépare et transmet les bons de commande aux gestionnaires et aux fournisseurs; reçoit les bons de commande pour approuver le paiement des travaux effectués au coût approprié.
• Établit et maintient des relations de travail avec les clients et les prestataires de services.
• Travaille avec les organisations clientes/locataires pour assurer une communication continue entre le processus BMP et les activités et problématiques opérationnelles/de projet. Traite toutes les préoccupations et assure une approche intégrée avec toutes les parties.

Contrats de service / Gestion financière

• Examine les bons de travail de demande pour déterminer s'ils sont facturables ou non facturables.
• Examine et enquête sur les factures problématiques et communique les conclusions à la direction en temps opportun; fait un suivi auprès des entrepreneurs pour assurer l'exactitude de la facturation et veille au respect des procédures de facturation appropriées.
• Prépare des informations précises et divers rapports pour les Finances et la direction, selon les demandes.
• Examine quotidiennement, hebdomadairement et mensuellement les rapports financiers afin d'assurer l'exactitude des rapports.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

• Diplôme d'études secondaires avec jusqu'à 1 an d'expérience pertinente en administration de bureau / coordination de services.
• Excellentes compétences interpersonnelles.
• Solides compétences axées sur le client.
• Bonnes compétences en communication (verbale/écrite).
• Capacité à travailler en collaboration au sein d'une équipe.
• Capacité à gérer de nombreuses tâches simultanées et demandes des clients.
• Connaissance des processus d'appel d'offres, un atout.
• Bonnes compétences informatiques; Microsoft Office et Oracle Cloud sont un atout.
• Connaissance de logiciels de gestion financière, un atout.

Permis et/ou accréditation professionnelle

• Aucun requis.

DIMENSIONS DU RÔLE

1. Gestion de projet

Ne dirige pas de projets.

2. Communications

La communication implique certaines clarifications ou le traitement des demandes de service, la fourniture d'instructions, la formation et l'explication de la démarche.

3. Expertise

Connaissance pratique dans un domaine spécialisé.

4. Résolution de problèmes et innovation

Le travail exige de comprendre la nature du défi, d'analyser les données et d'y répondre en choisissant la ligne d'action la plus appropriée. Il faut parfois déterminer la ligne d'action très rapidement, et les solutions peuvent nécessiter la connaissance de 1 à 3 applications logicielles.

Il s'agit d'un poste régulier à temps plein avec une fourchette salariale de 47 117 $ à 58 897 $ par année. Le salaire de départ sera déterminé en fonction des compétences du candidat retenu, notamment, sans s'y limiter, son expérience, sa formation et son rendement liés à ce poste.