Remarque spéciale : Que le candidat retenu détienne ou non une licence de l'OCRCVM, il conservera son niveau de classification actuel. L'associé(e) au soutien centralisé fournit un soutien administratif expérimenté et de haute qualité aux équipes-conseils qui font face à un manque temporaire de personnel. En tant que membre de l'équipe de soutien centralisé, l'associé(e) au soutien centralisé est affecté(e) à des équipes-conseils pour des périodes définies, généralement de deux à six mois. Ce rôle aide à maintenir la continuité des activités, à préserver la capacité des conseillers et des équipes, et à minimiser les perturbations lors du roulement du personnel, des transitions d'embauche ou des absences de courte durée. L'associé(e) au soutien centralisé fait partie d'une équipe nationale, principalement virtuelle, et relève du gestionnaire, Soutien centralisé Nesbitt Burns. Ce poste exige la capacité de s'adapter rapidement afin de comprendre les besoins, les routines opérationnelles et les attentes en matière de service de différentes équipes, tout en offrant un soutien exact et cohérent, conformément aux normes de service et aux exigences opérationnelles établies.
- Fournir un soutien administratif expérimenté pendant les manques temporaires de personnel, les transitions d'embauche et les absences de courte durée, contribuant ainsi à maintenir la continuité des activités et la capacité des équipes.
- Apprendre rapidement et s'adapter aux routines, à la structure des portefeuilles, aux priorités, aux attentes en matière de service et aux méthodes de travail propres à chaque équipe-conseil affectée.
- Participer à une intégration structurée au début de chaque mandat et établir clairement les responsabilités, les délais de traitement, les voies d'escalade et les limites de l'affectation.
- Planifie des rencontres avec des prospects et des clients et prépare les dossiers pour ces rencontres.
- Coordonne les activités de marketing au nom de l'équipe-conseil, notamment le site Web, les initiatives sur les médias sociaux, la reconnaissance des clients lors d'événements de vie importants et la planification d'événements pour les clients.
- Planifie et aide à préparer les examens de portefeuille client pour les conseillers en placement, notamment en organisant les appels avec les clients, en planifiant les rencontres, en préparant les examens et en fournissant des mises à jour aux conseillers en placement.
- Assure le suivi des demandes des clients, de la gestion des comptes, de l'ouverture de nouveaux comptes, des transferts et des remises de fonds provenant de comptes enregistrés et non enregistrés, sur demande du client.
- Résout les plaintes des clients de manière rapide et efficace; fait escalader au besoin.
- Traite les demandes et questions courantes des clients, notamment les mouvements de fonds de base (p. ex., virements, transferts), les problèmes techniques, l'ouverture et la mise à jour de comptes, et assure le suivi de manière rapide et confidentielle.
- Produit des rapports et des documents pour les conseillers en placement et les clients sur demande, et traite les éléments relatifs aux comptes et aux dossiers des clients.
- Tient à jour et organise la base de données clients et les dossiers clients.
- Surveille les actifs entrants et sortants et avise le conseiller en placement des mesures requises pour rééquilibrer les portefeuilles.
- Administre et traite la documentation liée aux dossiers clients et aux exigences réglementaires.
- Surveille la mise à jour de la documentation des comptes clients selon un cycle régulier afin de garantir que les renseignements et la documentation des clients sont à jour.
- Encadre et accompagne les membres nouveaux ou juniors de l'équipe de soutien centralisé.
- Fournit aux membres de l'équipe du soutien sur les demandes générales et les escalades liées aux politiques, aux procédures et au traitement.
- Établit des relations de confiance et inspire confiance au client afin de développer la crédibilité et favoriser une expérience client positive, permettant de conserver des relations clients durables et d'offrir une expérience client exceptionnelle.
- Aide à gérer un portefeuille de clients afin de fidéliser et développer les relations.
- Soutient les IA dans la prise en charge des besoins d'investissement individuels des clients afin de fournir des conseils, des ventes et des services professionnels et personnalisés liés aux placements.
- Travaille en collaboration avec les partenaires de BMO pour offrir l'expérience client souhaitée.
- Applique les processus et politiques de risque et de conformité afin de protéger les actifs de nos clients, préserver leur vie privée, agir dans leur meilleur intérêt et assurer le bon fonctionnement de la succursale.
- Protège les actifs de la Banque et des clients, et respecte toutes les exigences réglementaires, légales et éthiques.
- Préserve la confidentialité des informations relatives aux clients et à la Banque.
- Réalise des tâches complexes et variées dans le respect des règles et limites établies, et peut inclure le traitement des escalades provenant d'autres employés.
- Analyse les problèmes et détermine les prochaines étapes.
- Des responsabilités ou tâches plus larges peuvent être attribuées au besoin.
- Prenez des risques mesurés tout en protégeant la banque en appliquant notre cadre de gestion des risques dans l'exécution de votre rôle, conformément à notre culture du risque et dans les limites de notre appétit pour le risque approuvé, en prenant des décisions judicieuses et éclairées par les risques qui s'alignent sur la stratégie d'affaires, protègent les actifs et respectent les documents de politique applicables (cadres, politiques, normes, procédures et documents de soutien), les lois et les règlements.
- Suit les flux de travail normalisés du Soutien centralisé tout en s'adaptant de manière appropriée aux besoins de la pratique et aux priorités changeantes.
- Fait partie d'un bassin de capacité nationale partagé et tient à jour des informations exactes sur la charge de travail, le volume, les délais de traitement, les erreurs, la capacité, les éléments en suspens, les échéances et les risques.
- Assure un transfert ordonné des connaissances et des tâches lorsque le mandat prend fin.
- Participe à la formation et au partage des connaissances, recueille les commentaires et les leçons apprises, et repère les occasions de simplifier, de normaliser et d'améliorer le service.
Qualifications
- Généralement entre 3 et 5 ans d'expérience pertinente, de préférence chez Nesbitt Burns, et/ou certification dans un domaine d'études connexe, ou une combinaison équivalente de formation et d'expérience.
- Connaissances approfondies des processus et procédures d'investissement.
- Connaissances approfondies des processus et procédures administratifs figurant dans le Manuel d'administration des ventes.
- Connaissances approfondies des produits et services exclusifs afin de repérer les produits et services potentiels répondant aux besoins des clients et de conseiller les IA.
- Connaissance des pratiques et des règlements en matière de conformité.
- La connaissance des produits d'assurance et collectifs est un atout.
- La connaissance des services de fiducie et de succession est un atout.
- Connaissance de la planification financière et de la planification de la retraite.
- Solides compétences en organisation, en établissement des priorités, en résolution de problèmes, en communication et en développement de relations.
- Capacité d'apprendre rapidement, de travailler de manière autonome dans un environnement virtuel et de s'adapter à différents mandats.
- La détention du permis CIRO IR n'est pas exigée, mais constitue un atout.
- Connaissances spécialisées.
- Habiletés en communication verbale et écrite : bonnes.
- Habiletés en organisation : bonnes.
- Habiletés en collaboration et en travail d'équipe : bonnes.